PMP考试中,项目变更管理和项目收尾管理一直是考试中的重点内容,尤其是变更管理的思路,变更的步骤及流程以及收尾的步骤及流程更是考试考点。
一、哪些工作要通过变更流程来进行管控?
在预测型生命周期中对于问题的解决,风险的应对,偏差的处理,质量缺陷的纠正行为,需求和范围的调整,合同内容的调整都是典型的需要采用变更管理流程和思路来应对的情景。
二、详细的变更流程和步骤有哪些?
1、确认变更(和潜在的变更发起人确认是否有变更发起的需求或意愿)
2、描述变更(要求潜在的变更发起人描述希望变更的内容和他所认为的会带来的影响)
3、将描述内容带回给团队共同分析(先分析变更对本知识领域的影响,再分析变更对其它领域造成的影响)
4、把团队分析的影响反馈给潜在的变更发起人,让其决定是否正式提出变更请求。(这一步是为了对变更提前施加影响,防止不必要的变更产生)。
5、如果对方坚持要变更,请对方发起正式的变更请求(最好是书面正式的),同时开始在变更日志中记录变更。
6、将变更送入变更控制流程处理,如果变更涉及到基准变更,重大变更或范围变更应该送入CCB变更控制委员会进行审核。
7、如果变更通过,第一时间记录结果并向变更发起人反馈,同时更新WBS和需要调整的子计划及项目管理计划
8、实施经批准的变更请求
9、记录变更的结果是否已经达到预期,是否需要调整。如果变更被拒绝,则不用更新WBS和相应计划及基准,但需要记录被拒绝的结果和原因,并向变更发起人反馈,最后还要通过人际关系技巧及软技能去消除因变更被拒绝,变更发起人改变对项目的支持态度的情况发生。
以上步骤是变更管理的复杂流程,在考试中,一般掌握以下流程也足够应对考试,简单流程如下:
1、提交变更请求
2、分析变更影响
3、走变更控制流程
4、执行变更
在考试中,一般来说看到变更管理的相关题目,一定要记住先分析影响,二是要记得按变更控制流程来处理。
请注意,在基准确定之前,变更无需正式受控于实施整体变更控制过程。一旦确定了项目基准,就必须通过本过程来处理变更请求。
三、是不是所有的变更都必须先走流程再执行?
在PMP考试中并不是所有的变更都要先走流程再执行,有两种情况允许变更自动生效,一是法律法规导致的变更。二是紧急情况下对紧急情况的应对导致的变更,这两种情况下允许先应对和解决问题再补充变更流程。
四、项目收尾有哪些步骤和流程?
项目收尾工作又可以分为“合同收尾”和“行政收尾”
从第六版PMBOK起,合同收尾和行政收尾的内容做了一些相应的调整,调整后的内容主要如下:
1、合同收尾包括以下工作内容:
•合同履行:合同收尾要确保项目团队和外部供应商或承包商之间的合同得以履行。这包括验证交付物、检查合同条款、支付尾款或处理费用、解决争议以及确认合同的正式终止。
•问题解决:如果在合同履行期间出现了问题,合同收尾的目标是解决这些问题,确保供应商或承包商满足其合同义务,同时也满足项目的需求。
•合同归档:合同收尾还包括合同文件的整理和归档,以备将来的参考和审计。
2、行政收尾包括以下工作内容:
•财务结算:行政收尾负责项目的财务结算,包括审计、结算所有费用和开支,以确保项目的财务账目是清晰的。(财务结算工作被划分行政收尾)
•知识转移:行政收尾还涉及知识转移,即将项目相关的知识、文档和经验传递给相关团队或部门,以便以后的项目能够受益。
•文档归档:行政收尾还包括文件和记录的归档,以备将来的参考和法规要求。
对于项目收尾工作来说,一般合同收尾在前,行政收尾在后。对于项目阶段来说,阶段收尾一般可以只做行政收尾,不用做合同收尾。而在项目结束的时候统一做一次合同收尾即可。
在考试中收尾的一般简单思路和步骤如下:
项目完工正常收尾的简单步骤:1.获得验收。2.移交最终成果。3.总结经验教训。4.更新组织过程资产。5.存档。6.释放资源。
项目有因或无因导致提前终止:1.调查并记录原因。2.移交已完成和未完成的最终成果。3.总结经验教训。4.更新组织过程资产。5.存档。6.释放资源。
相关方满意度调查和庆功会在收尾的最后阶段一定要完成。
在PMP考试中经常会模拟情景,谈到项目做到一半了发起人或出资人通知没有资金能够继续支撑项目,问此时应该如何处理?请注意,在这种情况下不能选择停止工作,而是应该选择开始项目收尾工作,在收尾工作中仍然有很多必须开展的工作要做,而不能选择直接停工。